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Ordinate troppe poche medaglie e un finisher torna a casa a mani vuote. Ordinatene troppe e vi ritrovate a stoccare una scatola con la data dell'anno scorso. Quante medaglie ordinare dipende da tre numeri: i finisher previsti, un margine sensato e il vostro podio. Questa guida vi dà il calcolo per tutti e tre.
Medaglie finisher o per i vincitori: qual è la differenza?
Le medaglie finisher sono un costo variabile che cresce con la partecipazione; quelle per i vincitori un costo fisso che potete calcolare al pezzo con mesi di anticipo. Preventivatele e ordinatele come due voci distinte – perché comportano due rischi completamente diversi.
Una medaglia finisher va a chiunque tagli il traguardo – lo standard in maratone di massa, granfondo, gare a ostacoli ed eventi per bambini. Stimare questa quantità significa prevedere il comportamento umano: quanti dei vostri iscritti si presenteranno davvero e arriveranno alla fine?
Le medaglie per i vincitori e i trofei riguardano solo il podio. Qui non c'è nulla da prevedere – solo da moltiplicare. Gli eventi che restano senza medaglie il giorno della gara hanno quasi sempre commesso lo stesso errore: trattare i due tipi come un'unica stima invece che come una previsione più un calcolo.
Quante medaglie finisher servono?
Per una gara a iscrizione libera, ordinate il 90–95% del tetto di iscrizioni. Gli assenti riducono il numero necessario, ma il margine e le persone fuori dalla classifica ne recuperano subito la maggior parte.
La logica è un imbuto: iscrizioni → partenti → finisher. Alcuni iscritti non ritirano mai il pettorale, e qualche partente non raggiunge il traguardo. Se è la vostra prima edizione e non avete uno storico, considerate un 10–20% di assenti e un tasso di ritiro (DNF) dell'1–3% su strada fino alla mezza maratona – poi sostituite queste ipotesi con i vostri dati di cronometraggio dopo il primo anno. Le vostre edizioni passate battono qualsiasi regola generica.
Ecco come si sviluppa il calcolo per una gara media tipica:
| Fase | Calcolo | Totale progressivo |
|---|---|---|
| Tetto di iscrizioni | — | 1.000 |
| Partenti probabili | −15% di assenti | 850 |
| Finisher probabili | −1,5% di ritiri sulla 10 km | ≈ 838 |
| Margine il giorno della gara | +5% dei finisher | +42 |
| Volontari, pacer, scopa | numero | +25 |
| Sponsor, VIP, esposizione e foto | numero | +10 |
| Ricambio e scorta edizione successiva | riserva fissa | +15 |
| Quantità da ordinare | — | ≈ 930 (93% del tetto) |
Due eccezioni importanti. Eventi per bambini e scolastici: ordinate per il 100% delle iscrizioni più una scorta – la partecipazione è alta, arrivano tutti e nessun organizzatore vuole spiegare a un bambino di sette anni perché le medaglie sono finite. Le camminate di beneficenza si comportano allo stesso modo.
E tenete a mente a cosa serve la quantità: una medaglia rende solo se viene indossata e fotografata. Se siete ancora al design, guardate cosa fanno bene le migliori medaglie da corsa personalizzate prima di fissare il numero.
Che margine prevedere – e chi altro viene dimenticato?
Prevedete circa il 5% per le perdite del giorno della gara, poi contate le persone che non compaiono mai in classifica: volontari, pacer, sponsor e la vostra scorta di ricambio. Per la maggior parte degli eventi, questo secondo gruppo aggiunge altri 40–60 pezzi.
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Perdite del giorno della gara (~5%)
Scatole cadute, nastri aggrovigliati, una doppia consegna nell'imbuto d'arrivo affollato – le piccole perdite sono normali quando centinaia di medaglie passano tra le mani dei volontari in due ore. Il cinque per cento le copre senza drammi.
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Chi non taglia mai il traguardo
Volontari, pacer, scopa, personale medico, sponsor e ospiti VIP ne meritano una – hanno reso possibile la giornata. Aggiungetene 5–10 per le foto, il tavolo stampa e la presentazione dell'anno prossimo.
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La scorta post-gara
Le e-mail "si è rotta durante la spedizione" e "mio figlio l'ha persa al parco" arriveranno. Qualche medaglia di riserva vi permette di sostituire invece di scusarvi – e trasforma un reclamo in un fan.
Se il margine sembra uno spreco, valutate lo squilibrio. Trenta medaglie di riserva costano meno di una sola carenza il giorno della gara: il rimborso, l'e-mail di scuse, il corriere last minute – e la foto d'arrivo che il vostro evento non ha mai avuto.
Nessuno ricorda le quaranta medaglie avanzate. Tutti ricordano l'unico finisher tornato a casa senza la sua.
Come calcolare le medaglie per i vincitori e i trofei?
Moltiplicate le categorie di premio per i posti sul podio, poi aggiungete circa il 10% di scorta per ex aequo, ricorsi e ripetizioni. Per gli sport di squadra, ordinate per l'intera rosa di giornata – riserve e staff compresi.
Un esempio: una 10 km con podi assoluti maschile e femminile più cinque categorie d'età per genere fa 12 categorie × 3 posti = 36 pezzi. Aggiungetene quattro di scorta, quindi ordinatene 40. Il set di riserva conta più di quanto sembri – un arrivo in parità o un ricorso accolto il giorno della gara è esattamente il momento sbagliato per restare a corto di un oro.
I tornei ribaltano il calcolo: un posto sul podio significa un'intera squadra. Una squadra di calcio vincente di 18 giocatori più lo staff tecnico richiede 20–22 medaglie per posizione sul podio – un podio a tre squadre sono quindi oltre 60 pezzi prima ancora di aver contato un solo finisher.
Per i vincitori assoluti, molti organizzatori passano dalla medaglia al trofeo – il metallo fuso pesante comunica permanenza, esattamente il segnale che il premio di un campione dovrebbe trasmettere. I trofei personalizzati partono da soli 5 pezzi: un set completo da podio resta alla portata anche di un piccolo evento.
Quando ordinare?
Contate circa 4–6 settimane prima del giorno della gara per medaglie personalizzate in pressofusione – lo stesso intervallo vale anche durante il picco di settembre-ottobre. La vostra quantità deve essere definitiva prima dell'avvio della fusione: quindi la data dell'ordine, non il giorno della gara, è la vostra vera scadenza.
Il calendario si divide in due. Prima il design: una visualizzazione 3D gratuita e l'approvazione CAD in 72 ore vi permettono di approvare ogni dettaglio prima della produzione. Poi la fabbricazione: mettete in conto 4–6 settimane per fusione, galvanica, riempimento a colori e nastri – il dettaglio completo è nella nostra guida ai tempi di consegna.
Anche per questo il metodo della percentuale sul tetto funziona così bene: la data dell'ordine di solito cade prima della chiusura delle iscrizioni. Ordinate a fronte del tetto, non della lista finale degli iscritti – e il tetto è un numero che controllate voi. State leggendo a luglio con una gara a settembre? La finestra è adesso; inserite la data dell'ordine nel vostro piano stagionale con il calendario dell'organizzatore 2026.
Come riconoscere il produttore giusto quando le quantità si complicano?
Il produttore giusto toglie il rischio di quantità dal vostro lato del tavolo: un ordine minimo basso, una visualizzazione gratuita prima di impegnarvi e la possibilità di rifabbricare il vostro design dallo stampo esistente.
Verificate prima i minimi. Da Winmed, le medaglie personalizzate in pressofusione, stampate e in acciaio partono da 30 pezzi, quelle in legno da 50 (il materiale si taglia in modo più efficiente in lotti più grandi) e i trofei da soli 5 – una gara di club da 60 corridori supera la soglia con la stessa facilità di un evento cittadino da 5.000 partecipanti.
Verificate poi cosa succede prima della produzione. Una visualizzazione 3D gratuita con approvazione CAD in 72 ore significa che approvate profondità del rilievo, colori e nastro prima che venga fuso un solo pezzo – non scommettete mai l'intera quantità su un'ipotesi. E un produttore con fonderia propria conserva il vostro stampo: una rifabbricazione per l'edizione successiva riparte dallo stesso stampo – medaglie identiche, tempi più brevi.
Domande frequenti
Devo ordinare una medaglia per ogni corridore iscritto?
Per le gare per adulti a iscrizione libera, no – il 90–95% del tetto di iscrizioni è di solito corretto, perché una parte degli iscritti non parte mai. Per gli eventi per bambini e scolastici, ordinate per il 100% delle iscrizioni più una piccola scorta: la partecipazione è alta e ogni bambino si aspetta di arrivare al traguardo con una medaglia.
Qual è l'ordine minimo per le medaglie personalizzate?
Da Winmed, le medaglie personalizzate in pressofusione, stampate e in acciaio partono da 30 pezzi. Le medaglie ecologiche in legno partono da 50, perché il materiale si taglia in lotti più grandi. I trofei personalizzati e i premi aziendali partono da soli 5 pezzi – piccoli podi ed eventi di club sono pienamente coperti.
Cosa posso fare con le medaglie finisher avanzate?
Tenetele operative. Trattenetene una manciata come ricambio per medaglie perse o danneggiate, ringraziate volontari e sponsor aggiunti all'ultimo e – se l'anno è sul nastro anziché nella fusione – rinastratele per l'edizione successiva a costi minimi.
Posso riordinare la stessa medaglia se finisce?
Sì. Una volta che lo stampo del vostro design esiste, una rifabbricazione è più veloce dell'ordine iniziale – ma richiede comunque settimane, non giorni. Un riordino salva un'edizione successiva ordinata in difetto; solo il margine salva il giorno della gara.
Fissate il vostro numero
L'ordine giusto è raramente un numero tondo: 90–95% del tetto per i finisher, semplice moltiplicazione più 10% per i vincitori e un preavviso di quattro-sei settimane prima del giorno della gara. Mettete nero su bianco questi tre numeri e la quantità di medaglie smette di essere una scommessa per diventare una voce di budget.
